FlexiPilot – Automatische Sales-Erfassung + Billing-Import für IT-Systemhäuser (weclapp-ready)

FlexiPilot ist eine leichtgewichtige App, die Angebots- und Auftragserfassung sowie wiederkehrende Abrechnungsprozesse konsequent automatisiert – direkt für weclapp. Eingehende Anfragen, Bestellungen und Belege werden aus verschiedensten Kanälen verarbeitet: E-Mail, PDF, Excel, CSV oder Freitext. Statt Copy/Paste liest FlexiPilot die Inhalte mit moderner Extraktionstechnologie aus, erkennt Kundendaten sowie Angebots- und Bestellpositionen und bereitet daraus strukturierte Datensätze vor.

Die extrahierten Informationen werden anschließend mit einem fehlerverzeihenden Matching-System gegen Ihre weclapp-Daten geprüft: Debitoren, Artikel, Leistungen und Stammdaten werden per Logik + Scoring zugeordnet. Die wahrscheinlichsten Treffer werden automatisch vorgeschlagen und übernommen – optional können Anwender die Ergebnisse in Sekunden manuell anpassen. Wenn alles passt, wird der Datensatz per API nach weclapp geschrieben und dort durch Ihre vorhandenen Automatismen weiterverarbeitet.

Mit dem Auto-Run Workflow-Builder lässt sich der komplette Ablauf sogar vollautomatisch abbilden – von der eingehenden Anfrage bis zum automatisch angelegten Angebot oder Auftrag. In passenden Szenarien kann die Zeit zwischen Anfrage und Angebot dadurch auf unter eine Minute sinken. Das System lernt dabei mit und legt pro Debitor eine Lern-Datei an, sodass wiederkehrende Formate und Zuordnungen immer stabiler automatisch erkannt werden.

Neu: Integrierter Billing-Importer speziell für IT-Systemhäuser
Zusätzlich zur Sales-Inbound-Automatisierung enthält FlexiPilot jetzt einen Billing-Importer, der speziell auf die Realität in Systemhäusern und MSPs ausgelegt ist: Viele Abrechnungen kommen als Excel-/CSV-Exporte aus unterschiedlichen Portalen und Abrechnungssystemen. FlexiPilot kann diese Exporte automatisch einlesen, plausibilisieren, verarbeiten und als Rechnungen in weclapp anlegen – inklusive strukturierter Positionen und sauberer Zuordnung.

Unterstützt werden u. a. Exporte aus gängigen Quellen wie Ingram Micro, Acronis, Hornetsecurity (und weitere ähnliche Systeme). Damit wird aus einer oft zähen Monatsroutine ein klarer, wiederholbarer Prozess: Export rein, FlexiPilot verarbeitet, weclapp-Rechnungen raus – ohne manuelle Tipperei und mit deutlich weniger Fehlerpotenzial.

Wie beim Sales-Prozess gilt auch hier: Treffer werden intelligent gematcht (Kunde/Artikel/Leistung), per Scoring priorisiert und können bei Bedarf schnell korrigiert werden. Der Import lässt sich ebenfalls über Auto-Run vollautomatisieren – je nach Setup bis hin zu „Export → weclapp-Rechnung“ ohne Klickorgien.

FlexiPilot wird inkl. Hosting/Betrieb bereitgestellt und ist bewusst schlank und performant umgesetzt – schnell live, gut wartbar, ohne Overhead.